tim tools-in-motion: Erfolgreich mit maßgeschneiderter ERP-Lösung und einer Software-Kooperation

Wie lässt sich ein ERP-System in hohem Maße individualisieren und gleichzeitig von der kollektiven Innovationskraft einer Anwendergemeinschaft profitieren? Die tim tools-in-motion GmbH macht es vor. Der Lieferant hochwertiger Präzisionswerkzeuge kooperiert mit fünf weiteren Anwendern von enventa Trade ERP im Precitool Verbund. Die gemeinsamen Anforderungen dieser Gemeinschaft werden gebündelt und in einem eigenen enventa Software-Package umgesetzt. Ein zentrales Thema sind dabei Import und Pflege von Produktdaten. Darüber hinaus profitiert tim aber auch von firmenindividuellen Entwicklungen in enventa.

Die Module Einkauf, Verkauf und Vertrieb bilden das kaufmännische Rückgrat des ERP-Systems von tim. Ergänzt wird dieses durch das Modul Projektmanagement, das tim sowohl für Betriebseinrichtungsprojekte beim Kunden als auch für interne kaufmännische Projekte – etwa die Verwaltung von Rahmenverträgen – nutzt. Für das Konditionswesen setzt das Unternehmen auf eine Sonderlizenzierung der Baustoffhandelslösung, deren Rabattleisten-Funktion eine differenzierte, kundenindividuelle Konditionierung ermöglicht – ein echter Vorteil angesichts der Vielzahl an Lieferanten und unterschiedlicher Vereinbarungen im Hintergrund.

Für die Analyse von Kennzahlen und die Steuerung des Unternehmens, nutzt tim sowohl das enventa Zoom-Dashboard als auch die vom enventa Partner ERP Novum (heute Teil der enventa technical trade solutions) entwickelten Cockpit-Funktionen, die dem Innen- und Außendienst schnellen Zugriff auf kundenbezogene Informationen bieten. Ergänzend nutzt tim auch eigene SQL-Abfragen, um Auswertungen abzubilden, die im Standard nicht vorgesehen sind.

Flexible Datenstrukturen – flexibler Datenaustausch

In der Vergangenheit hatten die enventa-Anwender des Precitool-Software-Packages die Kommunikation mit dem Precitool-Zentrallager über eine fest programmierte XML-Schnittstelle realisiert: Ein Knopfdruck im Bestellwesen löste eine XML-Übertragung zur Precitool-Gruppe aus. Lieferscheine und Rechnungen kamen per EDI zurück. Zusätzlich ermöglichte eine Bestandsschnittstelle die Echtzeit-Abfrage von Lagerbeständen.

Mit dem Einsatz des Werkzeugs XMapper von enventa Trade ERP haben tim und die kooperierenden enventa-Anwender der Precitool-Kooperation diesen Prozess grundlegend modernisiert. Statt bei jeder Änderung in den Quellcode eingreifen zu müssen, lassen sich XML-Strukturen und Übertragungslogiken heute flexibel konfigurieren – ohne jede Programmierkenntnisse. Passt Precitool seine Datenstruktur an, sind die Gesellschafter fähig mit wenigen Klicks zu folgen. Manuel Szmula, IT-Leiter bei tim, urteilt deshalb: „Wenn man einmal verstanden hat, was dieses Tool alles kann, dann will man nicht mehr ohne es arbeiten."

Produktdatenimport und Preiskalkulation

Neben Precitool ist das Unternehmen tim an weitere Lieferantennetzwerke angebunden, darunter die Soennecken eG für Bürobedarf. Die kaufmännischen Daten – Preise, Konditionen, Aktionsdaten – werden über den Artikel-Preis-Manager verarbeitet, der nahtlos mit dem XMapper zusammenarbeitet. Dabei sind die Datenmengen umfangreich: Allein von Precitool verarbeitet tim monatlich zwischen 150.000 und 200.000 Artikeländerungen. Soennecken-Updates umfassen bis zu 40.000 Artikel. Der Artikel-Preis-Manager übernimmt dabei nicht nur den Import, sondern auch die Preiskalkulation. Teil der Kalkulation sind auch die Metallzuschläge. Diese gewinnen aktuell im Hartmetallbereich enorm an Bedeutung. So hat sich etwa der Preis für Wolfram, welches unverzichtbar für Hartmetalle und Werkzeugbau ist, seit Jahresbeginn 2025 mehr als verfünffacht.

Logistik: Eigenes Lager und Streckengeschäfte

tim betreibt ein eigenes Lager mit einer dedizierten Lagerfachkraft und wickelt einen Teil des Warenumschlags selbst ab – sei es für Großkunden mit Sonderanforderungen oder für Montageleistungen vor Ort. Der überwiegende Teil des Sortiments läuft jedoch als reines Streckengeschäft über das Precitool-Zentrallager und dessen Lieferanten direkt zum Kunden. Über das ERP-System lässt sich dabei steuern, ob und in welcher Form der Lieferursprung auf dem Versanddokument sichtbar ist.

ePortal Connect: ERP-System mit E-Commerce-Lösungen verbunden

Ein weiteres Highlight ist der ePortal Connect-Webservice, der als universelle, Shop-unabhängige Schnittstelle zur „Außenwelt“ dient. Tim nutzt ePortal Connect unter anderem für den eigenen Webshop, der Preise, Verfügbarkeiten und Bestellungen direkt mit enventa Trade ERP synchronisiert. Auch eine Vertriebs-App für das iPad auf Basis der Lösung Engomo ist auf diese Weise mit enventa Trade ERP verbunden. Sie liefert dem Außendienst beim Kunden vor Ort Echtzeit-Preise und erlaubt es Aufträge direkt im ERP-System zu erfassen.

Hier greift wieder die Zusammenarbeit der enventa-Anwender in der Precitool-Gemeinschaft: Obwohl die beteiligten Partner unterschiedliche Shop-Systeme einsetzen, können alle dieselbe ePortal Connect-Schnittstelle verwenden – mit ERP-seitig konfigurierbaren Parametern, welche die enventa-eigene Bestpreisfindung und Konditionslogik vollständig übertragen.

Die Vision: Datenpflege als Gemeinschaftsaufgabe

Daten-Mappings und Import-Konfigurationen werden bereits heute innerhalb der Gruppe der sechs enventa-Anwenderfirmen ausgetauscht, um Doppelarbeit zu vermeiden. In regelmäßigen Jour-Fixe-Terminen werden neue Anforderungen der Anwenderfirmen priorisiert, Rollout-Planungen abgestimmt und gemeinsame Entwicklungsschritte koordiniert. Aktuell steht die Umstellung auf die neue Version 4.8 von enventa Trade ERP auf der Agenda.

Die große Vision, so berichtet Manuel Szmula, der nicht nur IT-Verantwortung bei tim trägt, sondern auch als informeller Koordinator des Precitool-enventa-Packages für die beteiligten Händler fungiert, sei jedoch ein gemeinsamer, zentraler Artikel-Pool, aus dem alle sechs kooperierenden enventa-Partner in der Precitool-Gruppe schöpfen könnten. Mit Blick auf die Zukunft sieht er zudem Potenzial für den Einsatz von KI, um Prozesse des Datenimports weiter zu automatisieren und Artikeldaten effizienter zu qualifizieren.

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