Sanktionslistenprüfung im ERP: automatisiert und rechtssicher
Wer Ware liefert, muss prüfen, ob der Empfänger auf einer Sanktionsliste steht - und zwar bei jeder Lieferung!
Nicht nur im Export und unabhängig davon, ob der Kunde in Deutschland sitzt. Die meisten Händler kommen dieser Pflicht bisher nur unzureichend nach, oft mit Excel-Listen oder gar nicht.
Die Prüfpflicht ergibt sich aus §130 OWiG, §9 OWiG, §13 und §14 Abs. 2 StGB sowie dem Außenwirtschaftsgesetz (§19 AWG, Bußgelder bis zu 500.000 €). Sie betrifft jeden Geschäftspartner, auch Mitarbeiter, und muss regelmäßig wiederholt werden, wobei das Unternehmen selbst definiert, was „regelmäßig" bedeutet. Bei Versäumnissen haftet die Geschäftsführung persönlich, in fast jeder Rechtsform. Lesen Sie hier mehr zum Thema "Sanktionslisten-Prüfung" und warum Sie relevant ist.
Die Sanktionslistenprüfung in enventa Trade ERP übernimmt diesen Abgleich
- automatisch,
- dokumentiert,
- nachweisfähig!
Automatischer Abgleich im Hintergrund
Für Bestandskunden läuft die Sanktionslistenprüfung als Hintergrund-Job mit konfigurierbarer Regelmäßigkeit. Für Neuanlagen wird ein täglicher Abgleich empfohlen und ein monatliche monatliche Komplettprüfung des Kundenstamms. Die Prüfung erfolgt auf Kundenebene, nicht auf Artikelebene, und lässt sich daher gezielt einschränken: nach Kundennummernbereich, Kundengruppen, nur auf aktive Kunden, unter Ausschluss gesperrter Kunden oder ausschließlich auf bisher nie geprüfte Kunden, usw. Zusätzlich prüft das System automatisch bei Auftragserfassung, Lieferscheindruck und Rechnungsdruck. Liegt ein Treffer vor, wird der Vorgang nicht abgeschlossen.
Bei Bestelleingang über Webshop oder Marktplatz prüft das System ebenfalls automatisch anhand der Rechnungsadresse, auch bei anonymen Gast-Bestellungen. Liegt ein Treffer vor, wird die Lieferung nicht ausgelöst. Die Ware bleibt im Lager.
Geprüft wird gegen die gängigen Sanktionslisten, darunter die EU-CFSP-Liste und die US-SDN-Liste (OFAC, im Basic-Paket enthalten); optional auch die Schweizer SECO-Liste.
Dokumentiert & Nachweisfähig:
Der Umgang mit Treffern
Bei einem Treffer unterscheidet das System zwei Fälle:
1. Ein False Positive lässt sich vom Compliance-Beauftragten als „gut" markieren (Whitelisting).
2. Echter Treffer: Bei einem echten Treffer geht automatisch eine Wiedervorlage an den hinterlegten Compliance-Beauftragten. Jede Prüfung wird protokolliert, als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und Zoll.
Ein großer Vorteil von diesem Modul ist die automatische Protokollierung als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und Zoll. Die Protokollhistorie wird 10 Jahre gespeichert und danach gelöscht; auf Kundenwunsch ist eine kürzere Frist möglich.
Use Case
Ein Neukunde bestellt über den Webshop eines technischen Großhändlers. Noch bevor die Lieferung ausgelöst wird, prüft das System automatisch anhand der Rechnungsadresse, ob der Kunde auf einer Sanktionsliste steht. Der Compliance-Beauftragte muss nur eingreifen, wenn es tatsächlich einen Treffer gibt – in den meisten Fällen läuft die Bestellung ohne Verzögerung weiter. Ergebnis und Zeitpunkt der Prüfung werden protokolliert, sodass der Händler im Fall einer behördlichen Prüfung jederzeit nachweisen kann, dass er seiner gesetzlichen Pflicht nachgekommen ist.
Ihre Vorteile
- Bis zu 90–95 % weniger manueller Compliance-Aufwand
- Rund 15 Minuten Zeitersparnis pro Neukundenprüfung – bei einem Webshop-Umsatzanteil von 70–80 % ein erheblicher Faktor
- Rechtssichere Dokumentation und Nachweisfähigkeit gegenüber Aufsichtsbehörden und Zoll
- Verfügbar ab enventa Trade ERP Version 4.7.1, unabhängig vom enventa Business Hub nutzbar
- Ohne Begrenzung der Nutzerzahl, zusätzlich lizenzierbar
