DMS für Bauunternehmen – Dokumente zentral verwalten, Prozesse medienbruchfrei steuern

Mit dem integrierten DMS in Construct ERP stehen relevante Dokumente direkt im Vorgang bereit – revisionssicher, durchsuchbar und systemweit verknüpft. Angebote, Verträge, Pläne, Protokolle, Lieferscheine sowie Eingangsrechnungen werden einheitlich abgelegt, versioniert und über Workflows freigegeben. Volltextsuche, rollenbasierte Zugriffe und die tiefe Integration in Vertrieb, Einkauf, Produktion/Vorfertigung, Lager, Baustelle/Montage und Finanzbuchhaltung beschleunigen Abläufe und erhöhen die Compliance.

Revisionssichere Archivierung im Bau

Das Dokumentenmanagementsystem erfüllt GoBD-Anforderungen und bewahrt Verträge, Pläne sowie Protokolle rechtssicher und nachvollziehbar auf.

Zentrale Projektakten: Dokumente je Auftrag und Objekt/Baustelle strukturiert ablegen; schnelle Navigation über verknüpfte Vorgänge (Fertighaus/Holz: zusätzlich bauphasenbezogene Ablage je Haus/Modul, z. B. Wände, Decken, Dach)
GoBD-konform & protokolliert: Revisionssichere Ablage mit Versionierung und nachvollziehbaren Änderungen
Volltextsuche & Metadaten: Indexierte Dokumente mit frei definierbaren Dokumentenklassen und Filtern für schnelles Auffinden
Eingangsrechnungen digital: Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) mit Freigabe-Workflows und Übergabe an die Finanzbuchhaltung; Verknüpfung zu Bestellung/Wareneingang
CAD/BIM & Pläne: Ablage von Zeichnungen sowie Prüf- und Abnahmeprotokollen; Vorschau im System (bei Fertighaus-/Holzbauunternehmen: zusätzlich 2D/3D-Modelle, Werkstattpläne, Stück /Schnittlisten)
Office Integration: Word-/Excel Integration mit revisionssicherer Speicherung im Dokumentenmanagement
Baustelle & Montage: Digitale Lieferscheine mit Unterschrift, Fotodokumentation sowie Mängel- und Abnahmeprotokolle in der Objekt-/Projektakte
Rechte & Sicherheit: Rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit differenzierten Zugriffen; DSGVO-konforme Verarbeitung
Durchgängige Prozesse: Nahtlose Verknüpfung mit CRM, Vertrieb/Leistungsverzeichnis, Einkauf, Produktion/Vorfertigung, Lager (Stock App), Tourenplanung und Finanzbuchhaltung

Vorteile auf einen Blick

Weniger Suchaufwand, schnellere Freigaben und kürzere Durchlaufzeiten
Höhere Rechtssicherheit durch GoBD-konforme, protokollierte Ablage
Konsistente, medienbruchfreie Dokumentation von der Planung bzw. dem Entwurf über Fertigung/Vorfertigung und Lieferung bis zur Abnahme