Von der Heydt: Vertiefte Prozessintegration mit dem ERP-System

Die Von der Heydt GmbH, ein Produktionsverbindungshandel mit Hauptsitz in Speyer, setzt seit rund drei Jahrzehnten ERP-Systeme der enventa technical trade solutions GmbH (vormals Nissen & Velten) ein. Die Digitalisierung der Prozesse auf ERP-Basis ist in dieser Zeit kontinuierlich vorangeschritten: Vom Webshop über Konfiguratoren für Rollläden und Tore bis zum Lagerverwaltungssystem und schließlich zur digitalen Quittierung der Warenannahme durch den Kunden bei der Tourenlieferung.

Wenn heute ein Kunde bei der Firma Von der Heydt GmbH anruft, um Bestellungen aufzugeben, so erkennen die Mitarbeitenden aufgrund der Computer-Telefonie-Integration (CTI) gleich, um welches Unternehmen es sich handelt und können die Bestellhistorie in enventa Trade ERP auf dem Bildschirm nachvollziehen. Nach der Erfassung der Bestellungen werden lagergeführte Artikel auf Basis des Packauftrags im enventa Lagerverwaltungssystem umgehend kommissioniert. Sobald die Bestellung versandfertig ist, erfolgt die Lieferscheinerstellung, durch die auch die Fakturierung angestoßen wird. Bei dem Handelsunternehmen ist die Auslieferung durch Touren mit eigenen Fahrzeugen der Regelfall: Zum einen sind zahlreiche Artikel –wie etwa Bauelemente – nicht paketfähig, zum anderen vertieft der Kontakt zum vertrauten Fahrer, der zum Teil sogar den Schlüssel zum Kundenlager besitzt, die Kundenbindung. Außerhalb des Liefergebiets werden paketfähige Artikel per Paketdienst versendet.
Der Fahrer lädt morgens vor Tourenbeginn die Packstücke ein und erhält seine Lieferscheine digital auf sein Tablet. Auf diesem läuft auch eine App, auf der die Kunden den Empfang der Ware bestätigen, was wiederum an das ERP-System zurückgemeldet wird, sodass der Innendienst bei Rückfragen auskunftsfähig ist. Da kleinere Handwerksunternehmen mit ihrem gesamten Personal tagsüber oft bei ihren Kunden sind, verfügt der Produktionsverbindungshandel auch über Abladegenehmigungen. In diesem Fall wird die Ablage des Paketstücks über ein Foto dokumentiert, das ebenfalls im ERP-System abgelegt wird.

Rollladen-Konfigurator im ERP-System

Eine Abzweigung nimmt der Standard-Geschäftsprozess, wenn ein Kunde maßgefertigte Rollläden der Firma Roma bestellt. Hier kommt die Schnittstelle zwischen dem ERP-System und dem Konfigurator des Herstellers zum Einsatz. In der Vergangenheit mussten die Mitarbeitenden die Maße von Rollläden noch als Auftrag in enventa Trade ERP anlegen und anschließend ein zweites Mal für die Bestellung erfassen, um sie per Mail an den Produzenten zu verschicken. Heute bleibt ihnen die Doppelerfassung erspart. Bei der Erfassung eines Auftrags für Rollläden öffnet sich der Roma-Konfigurator im ERP-System. Die Daten werden im System erfasst und im Hintergrund direkt an den Hersteller übertragen. Dann wird von Roma eine Bestellbestätigung mit einem Lieferdatum direkt in das ERP-System zurückgeschickt. Letzteres ist die zentrale Information für die Terminplanung des bestellenden Handwerkers. Die Mitarbeitenden sparen doppelte Arbeit ein und können den Kunden sofort informieren. In Kürze wird das Handelsunternehmen deshalb auch eine vergleichbare enventa-Schnittstelle für maßgefertigte Produkte des Tor- und Türspezialisten Hörmann einführen. „Für uns es ist von großem Vorteil, wenn die Konfiguratoren unserer wichtigen Lieferanten Roma und Hörmann in unser ERP-System integriert sind“, urteilt Tobias Herbig. Leiter Marketing & Vertrieb bei der Von der Heydt GmbH.

Von der Webshop-Bestellung zur Auslieferung

Dort wo die Kunden alle Möglichkeiten des Webshops auf der Basis von enventa Trade eShop (vormals eGate) ausschöpfen, ist der Automatisierungsgrad der Prozesse noch weiter fortgeschritten. Bei der Bestellung von Lagerware im Shop wird die Bestellung direkt verbucht und der Logistikprozess in enventa LVS angestoßen. Das heißt von der Kommissionierung im Lager bis zur Verladung auf die Tour und die Quittierung des Empfangs durch den Kunden läuft der Prozess komplett durch.

Kanban im Handwerk - mit dem Webshop-Scanner

Die Möglichkeit, mit einem Smartphone und der entsprechende Webshop-Seite Barcodes zu scannen, erlaubt jedoch noch eine tiefere Verzahnung zwischen der Von der Heydt GmbH und ihren Kunden. So bestellt beispielsweise ein Fensterbauunternehmen neue Beschläge für sein Handlager, indem es bei sinkendem Bestand regelmäßig die im Regal angebrachten Barcodes der entsprechenden Artikel abscannt und die Bestellung per Klick nach Speyer übermittelt. Ein weiterer Kunde hat die Barcode-Listen des benötigten Materials in seinen Montage-Einsatzfahrzeugen angebracht. Nach Ende des Arbeitstages zählt ein Mitarbeiter die Bestände des Verbrauchsmaterials in allen Fahrzeugen durch, scannt die Barcodes der verbrauchten Artikel und übermittelt die Bestellung an seinen Händler, um das Standardsortiment in den Fahrzeugen wieder auf den Soll-Bestand zu bringen. Diese Bestückung in der Kanban-Logik optimiert die Abläufe auf Seiten des Kunden ebenso wie auf Seiten des Handels. Und so produziert das Handelsunternehmen auch Barcode-Etiketten für seine Kunden, wenn diese ihre Handläger damit ausrüsten wollen. Schließlich gibt es auch Kunden, die Ihre Bestellungen direkt aus ihrer eigenen Handwerker-Software via Schnittstelle in den Webshop der Von der Heydt GmbH übermitteln. Der Großhändler kann seinen Kunden auf der Basis von enventa Trade ERP und enventa Trade eShop also ganz individuelle Optionen anbieten, um so den Materialfluss und die Geschäftsprozesse zu optimieren.

Tobias Herbig sagt über sein ERP-System: „Für uns im Unternehmen ist enventa Trade ERP das führende System. Also wird bei uns alles am ERP-System ausgerichtet, damit die Mitarbeiter den ganzen Tag darin arbeiten können und so wenig wie möglich in andere Programme springen müssen.“

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